Changes for page Service und Wartung

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1	1	{{toc/}}
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3		-= Introduction =
	3	+= Einführung =
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5	5	Unter "Service & Wartung" können Sie Wartungstermine, wie beispielsweise den TÜV oder eine Inspektion pro Fahrzeug pflegen und verwalten. Dazu legen Sie zunächst Aufgaben an und weisen diesen anschließend Fahrzeuge zu. Mittels Benachrichtigungsprofilen, können Sie sich informieren lassen, wenn ein Termin ansteht.
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7		-At "Service & Maintenance"you can maintain and manage maintenance appointments, such as TÜV or inspections per vehicle. To do this, first create tasks and then assign them to vehicles. Using notification profiles, you can be informed when an appointment is due.
	7	+== Was sind Aufgaben? ==
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9		-== What are tasks? ==
	9	+Aufgaben sind Wartungsvorgänge wie beispielsweise TÜV, eine Inspektion, ein Ölwechsel oder ein Zahnriemenwechsel. Eine Aufgabe hat einen Namen und Informationen darüber, auf Basis welcher Informationen sie fällig wird. Eine Aufgabe kann entweder auf einem Datum basieren (z.B. TÜV), auf einem Kilometerstand (z.B. Zahnriemenwechsel), auf Betriebsstunden oder auch aus einer Kombination mehrerer Kriterien (z.B. Inspektion fällig zu einem Datum __oder__ bei Erreichen eines bestimmten Kilometerstandes). Aufgaben können entweder einmalig sein oder in einem festen Intervall wiederkehren (z.B. TÜV ab der ersten Kontrolle alle 2 Jahre). Aufgaben die einmal angelegt wurden können anschließend beliebig vielen Fahrzeugen zugewiesen werden. Hinter den Fahrzeugen wird dabei der Termin gepflegt zu dem die Aufgabe fällig wird. Der genaue Termin kann dann zwischen den Fahrzeugen abweichen, da vermutlich nicht Ihre gesamte Flotte gleichzeitig in die Werkstatt muss. Bei wiederkehrenden Aufgaben kann auch der Intervall der einzelnen Fahrzeuge abweichen. So lassen sich auch herstellerspezifische Unterschiede für den empfohlenen Zeitpunkt zum Austausch von Fahrzeugteilen abbilden.
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11		-Tasks are maintenance procedures such as TÜV, an inspection, an oil change, or a timing belt replacement. A task has a name and information about the basis on which it becomes due. A task can be based on a date (e.g. TÜV), mileage (e.g. timing belt replacement), operating hours, or a combination of several criteria (e.g. inspection due on a date or when a certain mileage is reached). Tasks can be one-time or recurring at fixed intervals (e.g., TÜV every 2 years after the first inspection). Once created, tasks can be assigned to any number of vehicles. The date on which the task is due is maintained behind the vehicles. The exact date may then vary between vehicles, as it is unlikely that your entire fleet will need to go to the workshop at the same time. For recurring tasks, the interval for individual vehicles may also vary. This allows manufacturer-specific differences in the recommended timing for replacing vehicle parts to be taken into account.
	11	+== Was sind Benachrichtigungsprofile? ==
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13		-== What are notification profiles? ==
	13	+Wenn Sie Aufgaben im Portal anlegen und diese Fahrzeugen zuweisen, haben Sie die Termine zunächst ausschließlich im YellowFox Portal und müssten manuell prüfen, ob demnächst Termine anstehen. Wenn Sie automatisch benachrichtigt werden wollen, benötigen Sie dazu ein Benachrichtigungsprofil. Profile können Portalnachrichten oder auch eine E-Mail an Sie schicken. Sie erhalten die Benachrichtigung sobald der Termin fällig ist. Optional können Sie sich auch eine Vorwarnung (z.B. "warne mich 10 Tage vor Eintreten der Warnung") und eine Erinnerung (z.B. "erinnere mich 100 km nachdem der Termin fällig war") schicken lassen. Profilen müssen dabei die Aufgaben und auch Fahrzeuge zugewiesen werden die sie prüfen sollen. Im einfachsten Fall haben Sie einfach nur ein Profil, dass Sie über alle anstehenden Termine informiert. Möglicherweise haben Sie aber auch unterschiedliche Personen die bei unterschiedlichen Aufgaben informiert werden sollen. Oder Sie wollen aufgrund mehrerer Niederlassungen einen Teil der Flotte in ein extra Profil auslagern. Dann kann es Sinn machen, mit mehrere Profilen zu arbeiten.
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15		-When you create tasks in the portal and assign them to vehicles, the deadlines are initially only available in the YellowFox portal and you would have to check manually to see if any deadlines are coming up. If you want to be notified automatically, you need a notification profile. Profiles can send you portal messages or emails. You will receive the notification as soon as the deadline is due. Optionally, you can also have a warning (e.g., “warn me 10 days before the warning occurs”) and a reminder (e.g., “remind me 100 km after the appointment was due”) sent to you. Profiles must be assigned the tasks and vehicles they are to check. In the simplest case, you only have one profile that informs you about all upcoming appointments. However, you may also have different people who need to be informed about different tasks. Or you may want to outsource part of the fleet to an extra profile due to multiple branches of your company. In this case, it may make sense to work with multiple profiles.
	15	+= Aufgaben anlegen und verwalten =
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17		-= Create and manage tasks =
	17	+Die Aufgabenverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Aufgaben//. Hier wird Ihnen zunächst eine Übersicht aller verfügbaren Aufgaben angezeigt. YellowFox gibt Ihnen zum Start eine kleine Auswahl von häufigen Aufgaben vor. Sie können diese an Ihre Bedürfnisse anpassen oder auch löschen. Selbstverständlich können Sie auch eigene Aufgaben anlegen.
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19		-The task management is located at vehicle-specific settings at //Service & Maintenance → Tasks//. Here you will see an overview of all available tasks. YellowFox provides you with a small selection of common tasks to get you started. You can edit these to your liking or remove them. Of course it is also possible to create your own tasks.
	19	+== Neue Aufgabe anlegen ==
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21		-== Create a new task ==
	21	+Um eine neue Aufgabe anzulegen, gibt es zwei verschiedene Wege.
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23		-There are two ways to create a new task.
	23	+=== Aufgabenassistent ===
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25		-=== Task assistant ===
	25	+Wenn Sie sich aktuell in der Aufgabenverwaltung befinden und das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung besitzen, wird Ihnen oberhalb der Tabelle der Button "Neue Aufgabe anlegen" angezeigt. Klicken Sie darauf um den Aufgabenassistenten zu öffnen. Hier werden Sie zunächst gefragt, wie Ihre neue Aufgabe heißen soll. Optional können Sie einen Beschreibungstext und Schlagworte hinzufügen. Die hinterlegten Schlagworte spielen später eine Rolle, wenn Sie eine durch die Aufgabe ausgelöste Warnung bestätigen und damit einen Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugen (siehe "Warnungen bestätigen"). Weiterhin können Sie Artikel und Leistungen zu Ihrer Aufgabe hinzufügen. Dabei handelt es sich um Arbeitsmaterialen die genutzt werden müssen, sobald die Aufgabe fällig wird. Diese Arbeitsmittel können Sie sich in der Warnungsübersicht in Form eines Materialscheins herunterladen.
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27		-If you are currently in task management and have the “Edit” portal right for //Service & Maintenance//, the “Create new task” button will be displayed above the table. Click on it to open the task assistant. Here you will first be asked to name your new task. You can optionally add a description and keywords. The keywords you enter will be useful later when you confirm a warning triggered by the task and thus create an entry in the vehicle file (see “Confirm warnings”). You can also add items and services to your task. These are work materials that must be used when the task is due. You can download these work materials in the form of a material requisition in the warning overview.
	27	+Angelegte Schlagworte, Artikel und Leistungen können über den Reiter //Einstellungen //in den fahrzeugbezogenen Einstellungen verwaltet werden.
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29		-Created tasks, articles and services can be maintained at the //settings //of vehicle-specfic settings.
	29	+Im nächsten Schritt des Assistenten legen Sie nun die Fahrzeuge fest, die der neuen Aufgabe zugewiesen werden sollen. Sie können bei Bedarf die Auswahl auch leer lassen und die Fahrzeuge zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.
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31		-At the next step of assistant you choose the vehicles that should be assigned to the task. You can leave this selection empty and add the vehicles later if you want to.
	31	+Im dritten Schritt geht es nun darum festzulegen, wann Ihre neue Aufgabe fällig wird. Aufgaben brauchen zunächst einen Auslöser. Sie können zu einem Datum, zu einem bestimmten Kilometerstand oder zu einem bestimmten Betriebsstundenstand fällig werden. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Auslöser miteinander kombinieren. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Inspektion, die in der Regel nach einer bestimmten Anzahl von Tagen oder Kilometern erneut fällig wird. Haben Sie Aufgaben die regelmäßig wiederkehrend fällig werden, wie beispielsweise der TÜV nach dem ersten Termin alle 2 Jahre, können Sie festlegen, dass die Aufgabe wiederholbar sein soll. Haben Sie zuvor Fahrzeuge ausgewählt, kann nun hinter jedem Fahrzeug der individuelle Termin hinterlegt werden. Bei wiederholbaren Aufgaben muss außerdem der Intervall nach welchem die Aufgabe erneut fällig wird festgelegt werden. Haben Sie viele Fahrzeuge die zum selben Termin fällig werden, bietet es sich an die Mehrfachfunktion oberhalb der Fahrzeugliste zu nutzen.
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33		-The third step is to determine when your new task is due. Tasks first need a trigger. They can be due on a specific date, at a specific mileage, or at a specific operating hour. If necessary, you can also combine several triggers. A classic example of this is an inspection, which is usually due again after a certain number of days or kilometers. If you have tasks that are due on a regular basis, such as the TÜV inspection every two years after the first appointment, you can specify that the task should be repeatable. If you have previously selected vehicles, you can now store the individual appointment behind each vehicle. For repeatable tasks, you must also specify the interval after which the task is due again. If you have many vehicles that are due on the same date, it is a good idea to use the multiple function above the vehicle list.
	33	+Nachdem Sie mit Ihrer Zuweisung fertig sind, schließen Sie den Assistenten mit "Speichern" ab. Es wird Ihnen abschließend eine Übersicht aller angelegten Termine angezeigt. Bei Bedarf können Sie nochmal einen Schritt zurück gehen, um Fehler zu beheben. Sie können alternativ auch gleich ein passendes Benachrichtigungsprofil anlegen um im Warnfall informiert zu werden oder legen Sie gleich eine weitere Aufgabe an.
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35		-Once you have finished your assignment, close the wizard by clicking “Save.” You will then see an overview of all the appointments you have created. If necessary, you can go back a step to correct any errors. Alternatively, you can create a suitable notification profile to be informed in case of an alert, or create another task right away.
	35	+=== Aufgaben im Fahrzeugeditor verwalten ===
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37		-=== Manage tasks via vehicle editor ===
	37	+Den Fahrzeugeditor erreichen Sie aus den fahrzeugbezogenen Einstellungen indem Sie in der Fahrzeugliste im Aktionsmenü den Punkt "Fahrzeug bearbeiten" auswählen. Wechseln Sie hier in den Reiter //Service & Wartung//. Sollten Sie bereits Aufgaben angelegt und diesem Fahrzeug zugewiesen haben, so sehen Sie hier eine Übersicht dazu. Außerdem können Sie hier auch neue Zuweisungen anlegen indem Sie auf "Neuen Eintrag anlegen" klicken. Hier wählen Sie zunächst aus, welcher Aufgabe das Fahrzeug zugewiesen werden soll und tragen den Termin ein. Alternativ können Sie auch direkt eine neue Aufgabe anlegen und dem Fahrzeug zuweisen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um eine abgespeckte Variante des Aufgabenassistenten handelt. Um beispielsweise Artikel hinzufügen zu können, müssen Sie die Aufgabe später im Assistenten bearbeiten. Aufgaben die bereits angelegt wurden, können im Fahrzeugeditor nicht bearbeitet werden. Diese Ansicht ist vor Allem dazu da, die Zuweisungen eines einzelnen Fahrzeuges schnell zu überblicken und gegebenenfalls Termine anzupassen. Um die Aufgaben selbst zu verwalten, empfehlen wir den Aufgabenassistenten.
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39		-You can access the vehicle editor from the vehicle-related settings by selecting “Edit vehicle” in the action menu in the vehicle list. Switch to the //Service & Maintenance// tab. If you have already created tasks and assigned them to this vehicle, you will see an overview here. You can also create new assignments here by clicking on “Create new entry.” First, select the task to which the vehicle should be assigned and enter the date. Alternatively, you can also create a new task directly and assign it to the vehicle. Please note that this is only a simplified version of the task assistant. For example, to add items, you must edit the task later in the assistant. Tasks that have already been created cannot be edited in the vehicle editor. This view is primarily intended to provide a quick overview of the assignments for a single vehicle and to adjust dates if necessary. To manage the tasks themselves, we recommend using the task assistant.
	39	+== Aufgaben verwalten ==
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41		-== Manage tasks ==
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43	43	Bestehende Aufgaben können Sie in der eingangs erwähnten Aufgabenübersicht verwalten. Hier sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben existieren und welchen Fahrzeugen sie zugewiesen sind. Sofern Sie das "Bearbeiten" Recht besitzen, können Sie die Aufgaben über das Aktionsmenü löschen oder bearbeiten. Wenn Sie nur einzelne Zuweisungen entfernen möchten, können Sie in der Spalte "Fahrzeuge" das X hinter dem jeweiligen Kennzeichen nutzen.
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45		-= Create and manage profiles =
	43	+= Profile anlegen und verwalten =
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47	47	Die Profilverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Benachrichtigungsprofile. //Hier sehen Sie alle Profile die bereits in Ihrer Firma angelegt wurden.
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49		-== Create a new profile ==
	47	+== Neues Profil anlegen ==
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51	51	Um ein neues Profil anzulegen, benötigen Sie das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung. In diesem Fall befindet sich über der Tabelle der Button "Benachrichtigungsprofile verwalten". Klicken Sie darauf um die Verwaltung zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Neue Benachrichtigung erstellen". Es öffnet sich eine Eingabemaske.
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61	61	Klicken Sie abschließend auf Speichern um das neue Profil anzulegen.
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63		-== Edit profile ==
	61	+== Profile bearbeiten ==
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65	65	Über die Profilverwaltung haben Sie außerdem auch die Möglichkeit bestehende Profile zu bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Profile in der Liste links. Über das Aktionsmenü an den Profilen können Sie die Profile bei Bedarf auch löschen. Diese Aktion können Sie auch in der Profilübersicht ausführen. Hier sehen Sie außerdem ob ein Profil aktuell aktiv ist. Profile werden initial immer aktiv angelegt. Sie können es auf inaktiv setzen, wenn Sie temporär keine Benachrichtigungen erhalten möchten.
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67		-= Up-coming warnings =
	65	+= Anstehende Warnungen =
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69		-== Check warnings ==
	67	+== Warnungen prüfen ==
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71	71	Die anstehenden Warnungen können Sie auf zwei verschiedene Art und Weisen prüfen.
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73		-=== Vehicle list ===
	71	+=== Fahrzeugliste ===
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75	75	In der Fahrzeugliste in den fahrzeugbezogenen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit optional Spalten einzublenden, die Ihnen den Warnstatus der Fahrzeuge anzeigen. Für jede Aufgabe die Sie angelegt haben, können Sie Spalten einblenden um den hinterlegten Termin anzeigen zu lassen. Ist dieser Termin fällig, wird Ihnen zusätzlich ein rotes Dreieck mit Ausrufezeichen dahinter angezeigt. Diese Variante bietet sich für Nutzer an, die prüfen wollen, ob bei allen Fahrzeugen ein (passender) Termin hinterlegt ist. Wollen Sie generell prüfen, ob bei dem Fahrzeug irgendetwas ansteht ohne alle Aufgaben einblenden zu müssen, bietet sich stattdessen die "Status" Spalte an. Hier wird Ihnen das rote Dreieck angezeigt, wenn irgendeine Aufgabe des Fahrzeuges gerade fällig ist. Ist keine Aufgabe fällig, aber es befindet sich eine Aufgabe im Vorwarnzeitraum, sehen Sie eine orange Uhr. Wenn alles okay ist, wird Ihnen ein grünes Häkchen angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Sie automatisch in die Warnungsübersicht weitergeleitet.
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77		-=== Warning overview ===
	75	+=== Warnungsübersicht ===
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79	79	Die Warnungsübersicht erreichen Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Übersicht//. Hier sehen Sie alle Termine die entweder gerade fällig sind oder laut Vorwarnzeit demnächst fällig werden. Mittels des Filtersymbols im Tabellenkopf, können Sie auf bestimmte Fahrzeuge, Gruppen und/oder Aufgaben einschränken. Sie können Ihre gesetzten Filter auch als Vorlage speichern um später wieder darauf zuzugreifen.
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81	81	Über das Aktionsmenü der anstehenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit den Materialschein herunterzuladen. Dabei handelt es sich um eine PDF die eine Liste der Artikel und Leistungen enthält, die bei der Aufgabe hinterlegt wurden. Weiterhin ist es hier nun möglich, die Warnung zu bestätigen.
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83		-== Confirm warnings ==
	81	+== Warnungen bestätigen ==
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85	85	Klicken Sie auf "Bestätigen" im Aktionsmenü der anstehenden Warnungen, um eine Warnung zu prüfen und zu beenden. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Hier müssen Sie nun angeben, wann das Fahrzeug die anstehende Aufgabe wirklich erledigt hat. Unter Umständen war das Fahrzeug nicht an genau dem  vorgegebenen Termin in der Werkstatt, sondern einige Tage eher oder später. Nachdem Sie auf Speichern drücken, passieren automatisch 2 Dinge: Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, so wird automatisch der nächste Termin für das Fahrzeug gesetzt. Haben Sie beispielsweise die Aufgabe "TÜV", die alle 2 Jahre fällig ist, dann bekommt das Fahrzeug als nächsten Termin Ihr gerade gesetztes Datum plus die 2 Jahre. Handelt es sich um eine Aufgabe die einmalig ist, so wird die Zuweisung der Aufgabe automatisch gelöscht. Weiterhin wird automatisch ein Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugt, dass das Fahrzeug zum gesetzten Termin diese Aufgabe erledigt hat. So können Sie später danach recherchieren, wann Ihre Fahrzeuge in der Werkstatt waren. Sofern Sie das kostenpflichtige Modul "Fahrzeugakte" gebucht haben, können Sie dieses Ereignis auch verschlagworten um später besser nach diesem Ereignis suchen zu können. Wurden hinter der Aufgabe bereits Schlagworte hinterlegt, so werden diese als Vorauswahl angezeigt. Das spart Ihnen kostbare Zeit. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Schlagworte manuell zu bearbeiten. Außerdem können Sie wichtige Dokumente wie Fotos oder Rechnungen anhängen.