Änderungen von Dokument Spesen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,7 +7,7 @@
7	7
8	8	Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.
9	9
10		-= **Grundlegendes** =
	10	+= Grundlegendes =
11	11
12	12	Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (Tätigkeitsstätten) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
13	13
...	...	@@ -18,25 +18,29 @@
18	18	Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
19	19
20	20
21		-Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland.
	21	+Die Spesensätze werden unterteilt in:
22	22
	23	+(((
	24	+1. Abwesenheit über 8 Stunden
	25	+1. An- und Abreisetag (unabhängig von der Zeit)
	26	+1. Abwesenheit von 24 Stunden
	27	+1. Übernachtung
	28	+)))
23	23
24		-Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
25	25
	31	+Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland.
26	26
27	27
28		-= **Einrichtung** =
	34	+Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
29	29
30		-Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie Spesenprofile definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird und welche Spesenbeträge festgelegt werden sollen.
31	31
32		-Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben.
	37	+= Einrichtung =
	38	+
	39	+Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.
33	33	Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles [[image:travel_costs_location.png]] öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.
34	34
35		-Erstellen und Verwalten von Spesenprofilen wird im Kapitel 'Spesenprofile' beschrieben.
	42	+= Speseneditor =
36	36
37		-
38		-= **Speseneditor** =
39		-
40	40	Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt.  Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:
41	41
42	42	(((
...	...	@@ -56,9 +56,8 @@
56	56	Bei Einträgen welche mit *3 versehen sind, bezieht sich die Berechnung zu den Steueranteilen nicht auf einen ganzen Monat.
57	57	Bei Einträgen welche mit *4 versehen sind, liegt der Auswertungszeitraum vor der Möglichkeit sich die Steueranteile ausgeben zu lassen (ab 01.01.2023).
58	58
	63	+== Aktionen ==
59	59
60		-== **Aktionen** ==
61		-
62	62	|=Icon|=Aktion
63	63	|[[image:edit.png]]|Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor
64	64	|[[image:cross.png]]|Löschen des Spesensatzes
...	...	@@ -67,7 +67,7 @@
67	67	|[[image:info.png]]|Abwesenheitszeiten listen
68	68	|+|Abwesenheit (im Sinne des Abwesenheitsmanagements) hinzufügen
69	69
70		-== **Spesensatz bearbeiten** ==
	73	+== Spesensatz bearbeiten ==
71	71
72	72	Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.
73	73	Die Abwesenheitsart bestimmt den gesetzlichen Pauschbetrag, welcher für die Berechnung der Steueranteile auf die Verpflegungskosten herangezogen wird.
...	...	@@ -75,42 +75,35 @@
75	75	Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
76	76	Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.
77	77
	81	+= Exportieren der Spesen =
78	78
79		-
80		-
81		-= **Exportieren der Spesen** =
82		-
83	83	Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.
84	84	Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden.
85	85
	86	+= Gesetzliche Regelungen für Deutschland =
86	86
	88	+== Abwesenheitsarten ==
87	87
88		-= **Gesetzliche Regelungen für Deutschland** =
89		-
90		-== **Abwesenheitsarten** ==
91		-
92	92	|=Regel|=Erläuterung
93		-|Abwesenheit|bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes aufhält.
94		-|Voller Spesensatz/ 24 Stunden Abwesenheiten|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit den gesamten Tag (=24 Stunden) beträgt.
	91	+|Abwesenheit|bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Desweiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten.
	92	+|Voller Spesensatz/ 24 Stunden Abwesenheiten|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.
95	95	|Reduzierter Spesensatz/ > 8 Stunden bzw. An-/Abeise|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
96	96	|Mitternachtsregelung|Wenn eine Auswärtstätigkeit über Mitternacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist. Diese Abwesenheit ist dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit hinzuzurechnen.
97	97
98		-== ==
	96	+== Steuerthematik ==
99	99
100		-== **Steuerthematik** ==
101		-
102		-Die **gesetzlichen Pauschbeträge für die Spesen sind** **steuerfrei**. D.h. erhält der Arbeitnehmer (AN) zB bei einer Abwesenheit von über 8 Stunden 14 EUR muss weder der AN noch der Arbeitgeber (AG) darauf Steuern bezahlen. Gibt es im Betrieb aber individuelle Spesensätze, die über den gesetzlichen Werten liegen, sind diese zu versteuern. Für Verpflegungsmehraufwände bis zum doppelten steuerfreien Verpflegungsmehraufwand gilt eine **Pauschalversteuerung von 25 Prozent**. Alles was darüber hinausgeht, muss **regulär versteuert** werden.
	98	+Die **gesetzlichen Spesen sind** **steuerfrei**. D.h. erhält der Arbeitnehmer (AN) zB bei einer Abwesenheit von über 8 Stunden 14 EUR muss weder der AN noch der Arbeitgeber (AG) darauf Steuern bezahlen. Gibt es im Betrieb aber individuelle Spesensätze, die über den gesetzlichen Werten liegen, sind diese zu versteuern. Für Verpflegungsmehraufwände bis zum doppelten steuerfreien Verpflegungsmehraufwand gilt eine **Pauschalversteuerung von 25 Prozent**. Alles was darüber hinausgeht, muss **regulär versteuert** werden.
103	103	[[image:image2022-10-4_10-56-45.png]]
104	104
105	105	=== Gesamterstattungsverfahren ===
106	106
107		-Der AN erhält i.d.R. nicht nach jeder Fahrt seinen Spesensatz ausgezahlt, sondern es werden monatlich die Fahrten betrachtet. Sprich alle Verpflegungskosten für die Tage werden aufsummiert und dann ausgezahlt. Ob Steuern anfallen und wenn ja wie hoch, bezieht sich demnach auf die Summe dieser gezahlten Spesen. Man rechnet somit die gesetzlichen Pauschalen zusammen und zieht sie in den Vergleich mit den individuellen Spesensätzen. Erst wenn die Summe der individuellen Spesensätze die Summe der gesetzlichen Pauschalen übersteigt, fallen Steuern an. In welcher Höhe entscheiden die verbleibenden Beträge. D.h. steuerfreie bzw. pauschal zu versteuernde Überbeträge werden über den Betrachtungszeitraum aufgehoben und verfallen nicht. Dies nennt man Gesamterstattungsverfahren.
	103	+Der AN erhält i.d.R. nicht nach jeder Fahrt seinen Spesensatz, sondern es werden monatlich die Fahrten betrachtet, d.h. die Spesen addiert und dann ausgezahlt. Ob Steuern anfallen und wenn ja wie hoch, bezieht sich demnach auf die Summe der gezahlten Spesen. Man rechnet somit die gesetzlichen Pauschalen zusammen und zieht sie in den Vergleich mit den individuellen Spesensätzen. Erst wenn die Summe der individuellen Spesensätze die Summe der gesetzlichen Pauschalen übersteigt, fallen Steuern an. In welcher Höhe entscheiden die verbleibenden Beträge. D.h. steuerfreie bzw. pauschal zu versteuernde Überbeträge werden über den Betrachtungszeitraum aufgehoben und verfallen nicht. Dies nennt man Gesamterstattungsverfahren.
108	108
109	109	**Beispiel**
110	110
111	111	Ein Arbeitnehmer (AN) erhält für eine 3-tägige Reise pro Tag 30,00 €, was insgesamt 90,00 € ergibt. Laut den gesetzlichen Pauschalen sind bis zu 56,00 € steuerfrei. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 14,00 € für die An- und Abreisetage und 28,00 € für einen vollständigen Tag der Abwesenheit. Das bedeutet, dass von den insgesamt 90,00 € maximal 56,00 € steuerfrei ausgezahlt werden können. Zusätzlich kann derselbe Betrag (56,00 €) pauschal versteuert ausgezahlt werden. Da der Arbeitnehmer bereits 56,00 € steuerfrei erhält, bleiben 90,00 € - 56,00 € = 34,00 € übrig, die pauschal versteuert werden können.
112	112
113		-__Besonderheit__**:**
	109	+**Besonderheit:**
114	114	Ein Zeitraum, der nicht spesenberechtigt ist (beispielsweise eine Abwesenheit von weniger als 8 Stunden), fällt nicht unter die gesetzlichen Spesenregelungen. Wird hierfür dennoch eine Zahlung vorgenommen, ist diese vollständig steuerpflichtig.
115	115
116	116	|(% style="background-color:#7a869a" %) |(% style="background-color:#7a869a" %)**Verpflegungskosten**|(% style="background-color:#7a869a" %)**steuerfrei**|(% style="background-color:#7a869a" %)**max. steuerfrei**
...	...	@@ -124,7 +124,7 @@
124	124	|Summe| |56,00|56,00|30,00|56,00|32,00
125	125	|(% style="background-color:#c1c7d0" %)**Gesamterstattung**|(% style="background-color:#c1c7d0" %)120,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)56,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)34,00|(% style="background-color:#c1c7d0" %)30,00
126	126
127		-= **Tätigkeitsstätten** =
	123	+= Tätigkeitsstätten =
128	128
129	129	Unter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten. Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
130	130	Desweiteren stehen folgende Optionen zur Verfügung:
...	...	@@ -139,17 +139,17 @@
139	139	Auf der  Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt.
140	140	Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.
141	141
142		-== **Zuweisung** ==
	138	+== Zuweisung ==
143	143
144	144	Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.
145	145
146	146
147		-Eine Zuweisung zu einer Tätigkeitsstätte kann erst ab dem Datum erfolgen, an dem diese Tätigkeitsstätte erstellt wurde. Wird beispielsweise am 01.01.2026 eine Tätigkeitsstätte angelegt, kann ein Fahrer nicht zu einem früheren Datum dieser Tätigkeitsstätte zugeordnet werden.
148		-Wird die Tätigkeitsstätte am 01.02.2026 erneut geändert, kann der Fahrer rückwirkend weiterhin bis zum 01.01.2026 zugewiesen werden.
	143	+Eine Zuweisung zu einer Tätigkeitsstätte kann erst ab dem Datum erfolgen, an dem diese Tätigkeitsstätte erstellt wurde. Wird beispielsweise am 01.01.2025 eine Tätigkeitsstätte angelegt, kann ein Fahrer nicht zu einem früheren Datum dieser Tätigkeitsstätte zugeordnet werden.
	144	+Wird die Tätigkeitsstätte am 01.02.2025 erneut geändert, kann der Fahrer rückwirkend weiterhin bis zum 01.01.2025 zugewiesen werden.
149	149
150	150	Grundsätzlich darf eine rückwirkende Zuweisung jedoch maximal drei Monate zum jeweiligen Monatsersten erfolgen. Das bedeutet: Am 01.12.2025 kann ein Fahrer höchstens bis zum 01.09.2025 einer Tätigkeitsstätte zugewiesen werden.
151	151
152		-== **Vorgabewerte für neue Tätigkeitsstätten** ==
	148	+== Vorgabewerte für neue Tätigkeitsstätten ==
153	153
154	154	Unter **Einstellungen **im Spesenmodul können Sie unter Tätigkeitsstätten Werte definieren, welche bei der Erstellung von Tätigkeitsstätten als Grundwert vergeben werden soll.
155	155
...	...	@@ -157,11 +157,11 @@
157	157	|Vorgabewert für den Radius einer Tätigkeitsstätte|Der Radius der Tätigkeitsstätte legt fest, in welchem Umkreis um die festgelegte Position eine Unterbrechung der Abwesenheit im Sinne der Spesen stattfindet. Befährt oder durchfährt das Fahrzeug diesen Bereich, wird die Spesenzeit unterbrochen. Ausgewertet wird der längste Abwesenheitszeitraum eines Tages.
158	158	|Unterbrechung der Abwesenheit ab|Es kann eine maximale Aufenthaltszeit für eine Tätigkeitsstätte festgelegt werden. In dieser Zeitspanne kann sich ein Fahrzeug somit in der jeweiligen Tätigkeitsstätte aufhalten, ohne dass die Abwesenheitszeit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Bei jedem Befahren der Tätigkeitsstätte steht die komplette Unterbrechungszeit zur Verfügung.
159	159
160		-= **Spesenprofile** =
	156	+= Spesenprofile =
161	161
162	162	Spesenprofile ermöglichen individuelle Spesensätze und Regelungen in einem Profil festzulegen. Alle Fahrer benötigen für die Spesenberechnung zwingend ein Profil.
163	163
164		-== **Übersicht** ==
	160	+== Übersicht ==
165	165
166	166	Im Modul **Spesen** befindet sich unter Einstellungen der Reiter **Spesenprofile.** Dort erhalten Sie einen Überblick über alle bestehenden Profile.
167	167
...	...	@@ -183,9 +183,9 @@
183	183	)))
184	184	)))
185	185
186		-[[image:image-2025-2-12_14-15-34.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+[[image:image-2025-2-12_14-15-34.png]]
187	187
188		-== **Aktionen** ==
	184	+== Aktionen ==
189	189
190	190	Über das Aktionsmenü können Sie folgende Optionen für das Profil treffen:
191	191
...	...	@@ -197,13 +197,13 @@
197	197	* **Neues Profil anlegen**: Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Spesenprofiles -> siehe Neues Profil erstellen/Profil bearbeiten
198	198	)))
199	199
200		-== **Spesenprofil erstellen/bearbeiten** ==
	196	+== Spesenprofil erstellen/bearbeiten ==
201	201
202		-Falls Sie zusätzliche Profile anlegen möchten, können Sie dies ebenfalls im Reiter **Spesenprofile **→ **Neues Profil anlegen** vornehmen.
	198	+Falls Sie zusätzliche Profile anlegen möchten, können Sie dies ebenfalls im Reiter //Spesenprofile// über die Schaltfläche **Neues Profil anlegen** vornehmen.
203	203	Dabei können Sie → Regelungen zur Beurteilung von Abwesenheiten festlegen und definieren Ihre → Spesensätze über die Auswahlfelder Prozent, fester Betrag oder Länderanpassung. Sollte der Wunsch bestehen, weitere Ländersätze zu definieren, kann dies über den Reiter //„Ländersätze“// vorgenommen werden.
204	204	Wird ein Profil bearbeitet, kann definiert werden, zu welchem Zeitpunkt die Anpassungen gelten sollen. Eine rückwirkende Änderung kann bis zu drei Monate, jeweils zum 1. des Monats, vorgenommen werden. Dabei werden bereits berechnete Spesen für die aktuell zugeordneten Personen zu diesem Profil gelöscht. Eine Neuberechnung erfolgt zeitnah.
205	205
206		-[[image:image-2025-2-12_14-16-22.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
	202	+[[image:image-2025-2-12_14-16-22.png]]
207	207
208	208	=== Regelungen ===
209	209
...	...	@@ -293,16 +293,14 @@
293	293	* **Prozent**: die Geldwerte basieren prozentual auf den gesetzlichen Pauschbeträgen. Wird beispielsweise für eine Abwesenheit „> 8 Stunden“ 50% eingestellt, wird diese Abwesenheit mit 7 € für Deutschland (Stand: 2025) ausgewiesen.
294	294	* **Fester Betrag**: die Geldwerte für über 8 Stunden, einer 24 Stunden Abwesenheit und einer Übernachtung können fix und für jedes Land gleichgesetzt werden.
295	295	* **Länderanpassung**: Hier haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Länderliste zu auszuwählen. Die Einstellung einer Länderliste finden Sie unter dem Reiter: Ländersätze -> siehe Ländersätze.
296		-*
297	297	)))
298	298
299		-== **Personalzuordnung** ==
	294	+== Personalzuordnung ==
300	300
301	301	Um Personen einem Profil zuzuweisen, gibt es eine eigene Aktion. Unter „Neue Zuweisung“ erfolgt die entsprechende Zuordnung. Über die Gruppenauswahl können Sie auch direkt mehrere Personen auswählen. In dem Bereich „Bestehende Zuweisungen“ erhalten Sie einen Überblick, welche Fahrer bereits diesem Profil zugewiesen sind.
302	302
	298	+= Ländersätze =
303	303
304		-= **Ländersätze** =
305		-
306	306	Es besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt **Ländersätze **pro Land/Region eigene Spesensätze zu definieren.
307	307
308	308	=== Übersicht ===