Änderungen von Dokument Spesen

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Seiteneigenschaften

Inhalt

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  = Grundlegendes =
--Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
--Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
++Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (Tätigkeitsstätten) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
++
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++Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Die neuen Auslands - Spesensätze für das Jahr 2026 sind hinterlegt gemäß: [[https:~~/~~/www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-12-05-steuerliche-behandlung-reisekosten-2026.pdf?~~_~~_blob=publicationFile&v=4>>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-12-05-steuerliche-behandlung-reisekosten-2026.pdf?__blob=publicationFile&v=4]]
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++Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
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  Die Spesensätze werden unterteilt in:
  (((
--1. Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
++1. Abwesenheit über 8 Stunden
++1. An- und Abreisetag (unabhängig von der Zeit)
 . Abwesenheit von 24 Stunden
 . Übernachtung
  )))
--Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
++Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland.
++
++
++Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
++
++
  = Einrichtung =
  Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.
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  |=Regel|=Erläuterung
  |Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz|Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
--|Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum|Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
--Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:(((
--1. Durch Zündung und Stillstand
--In diesem Modus beginnt und endet die Zeit der Abwesenheit mit dem Zündungssignal oder beim Erkennen eines Fahrzeug Stillstandes. Diese Einstellung kann nützlich sein bei Verladevorgängen innerhalb einer Tätigkeitsstätte mit eingeschalteter Zündung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Fahrzeug über einen Autokran verfügt.
--1. Durch Zündung
--Die Zeit der Abwesenheit beginnt mit dem Einschalten der Zündung innerhalb der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Ausschalten der Zündung nach dem Befahren dieses Gebietes.
++|Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum|(((
++In dieser Einstellung wird festgelegt, mit welchem Signal einer Fahrt eine Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt bzw. endet. Grundsätzlich wird für das Erkennen des Beginns einer Abwesenheit die Fahrt betrachtet, mit der der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen wird. Eine Fahrt zurück in den Radius der Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes wird für das Ende der Abwesenheit herangezogen.
++
++
++Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
++
++1. **Durch Zündung**
++1*. Die Abwesenheitszeit beginnt mit dem Zündungs-An Signal der Fahrt, mit der der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen wird.
++1*. Die Abwesenheitszeit endet, nachdem der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes befahren wird und das Zümndungs-Aus Signal erkannt wurde.
++1. **Durch Zündung und Stillstand**
++1*. Alternativ kann die Ermittlung des Zeitaums anhand von Zündungs- und Stillstandsdatn erfolgen. Auch hier werden die Fahrten betrachtet, mit welchen der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen bzw. befahren wurde.
++1*. In diesem Modus beginnt die Abwesenheit entweder mit dem Zündungs-An Signal oder - sofern später erkannt - mit dem Ende des letzten Stillstands.
++1*. Die Abwesenheit endet mit dem Zündungs-Aus Signal oder - sofern früher erkannt - mit dem Beginn des ersten Stillstands.
++1*. Diese EInstellung eignet sich insbesondere, wenn für die relevante Spesenzeit  keine Tätigkeiten innerhalb einer Tätigkeitsstätte gewertet werden sollen, bei denen die Zündung trotz Stillstand eingeschaltet bleibt, beispielsweise bei Verladevorgängen.
  )))
  |Fahreranmeldung|(((
  Um zu erkennen, welche Fahrten für den Fahrer gewertet werden, kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
++1. **Exakte Fahrtenzuordnung**
++
  (((
--* Exakte Fahrtenzuordnung => Bei der exakten Fahrtenzuordnung, werden nur die Fahrtanteile dem Fahrer zugeordnet, bei denen er auch angemeldet war.
++* Bei der exakten Fahrtenzuordnung, werden nur die Fahrtanteile dem Fahrer zugeordnet, bei denen er auch angemeldet war.
++
++        2. **Tolerante Fahrtenzuordnung**
  )))
  (((
--* Tolerante Fahrtenzuordnung => Bei der toleranten Fahrtenzuordnung wird dem Fahrer auch bei einer verspäteten Fahreranmeldung oder einer verfrühten Abmeldung die gesamte Fahrt zugeordnet.
++* Bei der toleranten Fahrtenzuordnung wird dem Fahrer auch bei einer verspäteten Fahreranmeldung oder einer verfrühten Abmeldung die gesamte Fahrt zugeordnet.
  )))
  )))
--|Mehrere Abwesenheitszeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten aufaddieren|Eine Abwesenheitszeit beginnt mit dem Verlassen der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
--Mehrere Abwesenheitszeiten können in Bezug auf eine eintägige Auswärtstätigkeit wie folgt behandelt werden:(((
--* Abwesenheitszeiten sollen, wie laut BMF Erlass möglich, zusammengerechnet werden. (((
++|Mehrere Abwesenheitszeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten aufaddieren|(((
++Eine Abwesenheitszeit beginnt mit dem Verlassen der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
++Mehrere Abwesenheitszeiten können in Bezug auf eine eintägige Auswärtstätigkeit wie folgt behandelt werden:
++
++
++(((
++1. **Abwesenheitszeiten sollen, wie laut BMF Erlass möglich, zusammengerechnet werden**. (((
  * Mehrere Abwesenheitszeiten an einem Tag werden summiert in die Spesenberechnung einbezogen.
  * Bei Mitternachtsfahrten gibt es eine Sonderregelung, denn die Anteile können auch gesplittet und den einzelnen Kalendertagen zugeordnet werden.
  In einer Günstigerprüfung berechnet YellowFox, welche Zuordnung spesenrelevanter ist. D.h. in der Regel werden die Mitternachtsfahrten gewertet, es sei denn, dass die Abwesenheitszeiten auf den Kalendertag bezogen häufiger unter den gesetzlichen Pauschalbetrag bei einer eintägigen Abwesenheit fallen.
--∘ Steht eine Günstigerprüfung über einen gewissen Zeitraum aus, wird Ihnen das im Speseneditor angezeigt.
--)))
++* Steht eine Günstigerprüfung über einen gewissen Zeitraum aus, wird Ihnen das im Speseneditor angezeigt.
--* Nur die längste Abwesenheitszeit soll als relevante Auswärtstätigkeit gewertet werden
++
++
++       (% style="background-color:transparent" %)**Beispiel**
++
++* [[image:1778563919370-664.png]]
++
++
++
++* Gemäß der **normalen Mitternachtsregelung** käme es nur an 3 Tagen zur Spesenbewertung. Nämlich am Dienstag, Donnerstag und Samstag, weil an diesen Tagen jeweils die höheren Anteile lagen.
++* Im Rahmen der **Günstigerprüfung** werden die Abwesenheitsanteile jedoch **kalendertagsbezogen berücksichtigt**, weil es hier an 4 Tagen zu Spesen kam, nämlich von Dienstag bis Freitag.
++
++
++
++
  )))
--|Mitternachtsregelung|Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Abwesenheit über Nacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist.
++1. **Nur die längste Abwesenheitszeit soll als relevante Auswärtstätigkeit gewertet werden**
++1*. Fallen auf einen Tag mehrere Abwesenheiten an, wird nur die längste genommen.
++)))
++)))
++| |Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Abwesenheit über Nacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist.
  Zur Bewertung einer Mitternacht können 2 Modi gewählt werden:(((
  * nach der gesetzlichen Bewertung, dass die Abwesenheit sich auf 2 Kalendertage verteilt (gemäß §9 Abs.4a Nr.3 EStG)
  * oder die Abwesenheit liegt in einem Zeitbereich zwischen 16 Uhr und 8 Uhr des Folgetages

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