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Änderungen von Dokument Spesen

Zuletzt geändert von YellowFox_RD am 2026/05/22 08:08
Von Version 10.1
bearbeitet von Dominic Lippmann
am 2025/03/05 12:35
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bearbeitet von YellowFox_RD
am 2026/05/22 05:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
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1 -XWiki.yf-dominic
1 +XWiki.YellowFox_RD
Inhalt
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9 9  
10 10  = Grundlegendes =
11 11  
12 -Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
13 -Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
12 +Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (Tätigkeitsstätten) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
13 +
14 +
15 +Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Die neuen Auslands - Spesensätze für das Jahr 2026 sind hinterlegt gemäß: [[https:~~/~~/www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-12-05-steuerliche-behandlung-reisekosten-2026.pdf?~~_~~_blob=publicationFile&v=4>>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-12-05-steuerliche-behandlung-reisekosten-2026.pdf?__blob=publicationFile&v=4]]
16 +
17 +
18 +Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
19 +
20 +
14 14  Die Spesensätze werden unterteilt in:
15 15  
16 16  (((
17 -1. Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
24 +1. Abwesenheit über 8 Stunden
25 +1. An- und Abreisetag (unabhängig von der Zeit)
18 18  1. Abwesenheit von 24 Stunden
19 19  1. Übernachtung
20 20  )))
21 21  
22 -Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
23 23  
31 +Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland.
32 +
33 +
34 +Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
35 +
36 +
24 24  = Einrichtung =
25 25  
26 26  Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.
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89 89  
90 90  Der AN erhält i.d.R. nicht nach jeder Fahrt seinen Spesensatz, sondern es werden monatlich die Fahrten betrachtet, d.h. die Spesen addiert und dann ausgezahlt. Ob Steuern anfallen und wenn ja wie hoch, bezieht sich demnach auf die Summe der gezahlten Spesen. Man rechnet somit die gesetzlichen Pauschalen zusammen und zieht sie in den Vergleich mit den individuellen Spesensätzen. Erst wenn die Summe der individuellen Spesensätze die Summe der gesetzlichen Pauschalen übersteigt, fallen Steuern an. In welcher Höhe entscheiden die verbleibenden Beträge. D.h. steuerfreie bzw. pauschal zu versteuernde Überbeträge werden über den Betrachtungszeitraum aufgehoben und verfallen nicht. Dies nennt man Gesamterstattungsverfahren.
91 91  
92 -Als Beispiel ein AN erhält für eine 3-tägige Reise für jeden Tag 30,00 €, also insgesamt 90,00 €. Hinzu kommt eine Auszahlung für eine Abwesenheit unter 8 Stunden, d.h. diese fällt nicht unter die Gesetzlichkeiten der Spesen. Diese Auszahlung ist grundlegend steuerpflichtig.
105 +**Beispiel**
93 93  
107 +Ein Arbeitnehmer (AN) erhält für eine 3-tägige Reise pro Tag 30,00 €, was insgesamt 90,00 € ergibt. Laut den gesetzlichen Pauschalen sind bis zu 56,00 € steuerfrei. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 14,00 € für die An- und Abreisetage und 28,00 € für einen vollständigen Tag der Abwesenheit. Das bedeutet, dass von den insgesamt 90,00 € maximal 56,00 € steuerfrei ausgezahlt werden können. Zusätzlich kann derselbe Betrag (56,00 €) pauschal versteuert ausgezahlt werden. Da der Arbeitnehmer bereits 56,00 € steuerfrei erhält, bleiben 90,00 € - 56,00 € = 34,00 € übrig, die pauschal versteuert werden können.
108 +
109 +**Besonderheit:**
110 +Ein Zeitraum, der nicht spesenberechtigt ist (beispielsweise eine Abwesenheit von weniger als 8 Stunden), fällt nicht unter die gesetzlichen Spesenregelungen. Wird hierfür dennoch eine Zahlung vorgenommen, ist diese vollständig steuerpflichtig.
111 +
94 94  |(% style="background-color:#7a869a" %) |(% style="background-color:#7a869a" %)**Verpflegungskosten**|(% style="background-color:#7a869a" %)**steuerfrei**|(% style="background-color:#7a869a" %)**max. steuerfrei**
95 95  **möglich**|(% style="background-color:#7a869a" %)**25% pauschal**|(% style="background-color:#7a869a" %)**max. pauschal**
96 96  **möglich**|(% style="background-color:#7a869a" %)**steuer-**
... ... @@ -100,7 +100,7 @@
100 100  |**3. Tag Abreise**|30,00|14,00|14,00|14,00|14,00|0,00
101 101  |**4. Tag 6h abwesend**|30,00|0,00|0,00|0,00|0,00|30,00
102 102  |Summe| |56,00|56,00|30,00|56,00|32,00
103 -|(% style="background-color:#c1c7d0" %)**Gesamterstattung**|(% style="background-color:#c1c7d0" %)120,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)56,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)34,00|(% style="background-color:#c1c7d0" %)32,00
121 +|(% style="background-color:#c1c7d0" %)**Gesamterstattung**|(% style="background-color:#c1c7d0" %)120,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)56,00|(% colspan="2" style="background-color:#c1c7d0" %)34,00|(% style="background-color:#c1c7d0" %)30,00
104 104  
105 105  = Tätigkeitsstätten =
106 106  
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116 116  Tätigkeitsstätten können nachträglich bearbeitet werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf die Spesenberechnung der zugewiesenen Fahrer aus. Alle Änderungen kann man in einer Historie einsehen.
117 117  Auf der  Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt.
118 118  Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.
137 +
138 +== Zuweisung ==
139 +
119 119  Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.
120 120  
142 +
143 +Eine Zuweisung zu einer Tätigkeitsstätte kann erst ab dem Datum erfolgen, an dem diese Tätigkeitsstätte erstellt wurde. Wird beispielsweise am 01.01.2025 eine Tätigkeitsstätte angelegt, kann ein Fahrer nicht zu einem früheren Datum dieser Tätigkeitsstätte zugeordnet werden.
144 +Wird die Tätigkeitsstätte am 01.02.2025 erneut geändert, kann der Fahrer rückwirkend weiterhin bis zum 01.01.2025 zugewiesen werden.
145 +
146 +Grundsätzlich darf eine rückwirkende Zuweisung jedoch maximal drei Monate zum jeweiligen Monatsersten erfolgen. Das bedeutet: Am 01.12.2025 kann ein Fahrer höchstens bis zum 01.09.2025 einer Tätigkeitsstätte zugewiesen werden.
147 +
121 121  == Vorgabewerte für neue Tätigkeitsstätten ==
122 122  
123 123  Unter **Einstellungen **im Spesenmodul können Sie unter Tätigkeitsstätten Werte definieren, welche bei der Erstellung von Tätigkeitsstätten als Grundwert vergeben werden soll.
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179 179  Folgende Regelungen können Sie zur Bewertung einer Abwesenheit festlegen:
180 180  
181 181  |=Regel|=Erläuterung
182 -|Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz|Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
183 -|Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum|Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
184 -Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:(((
185 -1. Durch Zündung und Stillstand
186 -In diesem Modus beginnt und endet die Zeit der Abwesenheit mit dem Zündungssignal oder beim Erkennen eines Fahrzeug Stillstandes. Diese Einstellung kann nützlich sein bei Verladevorgängen innerhalb einer Tätigkeitsstätte mit eingeschalteter Zündung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Fahrzeug über einen Autokran verfügt.
187 -1. Durch Zündung
188 -Die Zeit der Abwesenheit beginnt mit dem Einschalten der Zündung innerhalb der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Ausschalten der Zündung nach dem Befahren dieses Gebietes.
209 +|Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz|Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich derArbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
210 +|Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum|(((
211 +In dieser Einstellung wird festgelegt, mit welchem Signal einer Fahrt eine Abwesenheit beginnt bzw. endet. Grundsätzlich wird für das Erkennen des Beginns einer Abwesenheit die Fahrt betrachtet, mit der der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen wird. Eine Fahrt zurück in den Radius der Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes wird für das Ende der Abwesenheit herangezogen.
212 +
213 +Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
214 +
215 +1. **Durch Zündung**
216 +1*. Die Abwesenheitszeit beginnt mit dem Zündungs-An Signal der Fahrt, mit der der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen wird.
217 +1*. Die Abwesenheitszeit endet, nachdem der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes befahren wird und das Zündungs-Aus Signal erkannt wurde.
218 +1. **Durch Zündung und Stillstand**
219 +1*. Alternativ kann die Ermittlung des Zeitaums anhand von Zündungs- und Stillstandsdaten erfolgen. Auch hier werden die Fahrten betrachtet, mit welchen der Bereich einer Tätigkeitsstätte/des Hauptwohnsitzes verlassen bzw. befahren wurde.
220 +1*. In diesem Modus beginnt die Abwesenheit entweder mit dem Zündungs-An Signal oder - sofern später erkannt - mit dem Ende des letzten Stillstands.
221 +1*. Die Abwesenheit endet mit dem Zündungs-Aus Signal oder - sofern früher erkannt - mit dem Beginn des ersten Stillstands.
222 +1*. Diese Einstellung eignet sich insbesondere, wenn für die relevante Spesenzeit  keine Tätigkeiten innerhalb einer Tätigkeitsstätte gewertet werden sollen, bei denen die Zündung trotz Stillstand eingeschaltet bleibt, beispielsweise bei Verladevorgängen.
189 189  )))
190 190  |Fahreranmeldung|(((
191 191  Um zu erkennen, welche Fahrten für den Fahrer gewertet werden, kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
192 192  
193 -(((
194 -* Exakte Fahrtenzuordnung => Bei der exakten Fahrtenzuordnung, werden nur die Fahrtanteile dem Fahrer zugeordnet, bei denen er auch angemeldet war.
227 +1. **Exakte Fahrtenzuordnung​​​​​**
228 +1*. Bei der exakten Fahrtenzuordnung, werden nur die Fahrtanteile dem Fahrer zugeordnet, bei denen er auch angemeldet war.
229 +1. **Tolerante Fahrtenzuordnung**
230 +1*. Bei der toleranten Fahrtenzuordnung wird dem Fahrer auch bei einer verspäteten Fahreranmeldung oder einer verfrühten Abmeldung die gesamte Fahrt zugeordnet.
195 195  )))
232 +|Mehrere Abwesenheitszeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten aufaddieren|(((
233 +Eine Abwesenheitszeit beginnt mit dem Verlassen der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
234 +Mehrere Abwesenheitszeiten können in Bezug auf eine eintägige Auswärtstätigkeit wie folgt behandelt werden:
196 196  
236 +
197 197  (((
198 -* Tolerante Fahrtenzuordnung => Bei der toleranten Fahrtenzuordnung wird dem Fahrer auch bei einer verspäteten Fahreranmeldung oder einer verfrühten Abmeldung die gesamte Fahrt zugeordnet.
199 -)))
200 -)))
201 -|Mehrere Abwesenheitszeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten aufaddieren|Eine Abwesenheitszeit beginnt mit dem Verlassen der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
202 -Mehrere Abwesenheitszeiten können in Bezug auf eine eintägige Auswärtstätigkeit wie folgt behandelt werden:(((
203 -* Abwesenheitszeiten sollen, wie laut BMF Erlass möglich, zusammengerechnet werden. (((
238 +1. **Abwesenheitszeiten sollen, wie laut BMF Erlass möglich, zusammengerechnet werden**. (((
204 204  * Mehrere Abwesenheitszeiten an einem Tag werden summiert in die Spesenberechnung einbezogen.
205 205  * Bei Mitternachtsfahrten gibt es eine Sonderregelung, denn die Anteile können auch gesplittet und den einzelnen Kalendertagen zugeordnet werden.
206 206  In einer Günstigerprüfung berechnet YellowFox, welche Zuordnung spesenrelevanter ist. D.h. in der Regel werden die Mitternachtsfahrten gewertet, es sei denn, dass die Abwesenheitszeiten auf den Kalendertag bezogen häufiger unter den gesetzlichen Pauschalbetrag bei einer eintägigen Abwesenheit fallen.
207 -∘ Steht eine Günstigerprüfung über einen gewissen Zeitraum aus, wird Ihnen das im Speseneditor angezeigt.
242 +* Steht eine Günstigerprüfung über einen gewissen Zeitraum aus, wird Ihnen das im Speseneditor angezeigt.
243 +
244 +
245 +
246 + (% style="background-color:transparent" %)**Beispiel**
247 +
248 +* [[image:1778563919370-664.png]]
249 +
250 +
251 +
252 +* Gemäß der **normalen Mitternachtsregelung** käme es nur an 3 Tagen zur Spesenbewertung. Nämlich am Dienstag, Donnerstag und Samstag, weil an diesen Tagen jeweils die höheren Anteile lagen.
253 +* Im Rahmen der **Günstigerprüfung** werden die Abwesenheitsanteile jedoch **kalendertagsbezogen berücksichtigt**, weil es hier an 4 Tagen zu Spesen kam, nämlich von Dienstag bis Freitag.
254 +
255 +
256 +
257 +
208 208  )))
259 +1. **Nur die längste Abwesenheitszeit soll als relevante Auswärtstätigkeit gewertet werden**
260 +1*. Fallen auf einen Tag mehrere Abwesenheiten an, wird nur die längste genommen.
261 +)))
262 +)))
263 +|Mitternachtsregelung|(((
264 +Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Abwesenheit über Nacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist.
209 209  
210 -* Nur die längste Abwesenheitszeit soll als relevante Auswärtstätigkeit gewertet werden
266 +
267 +Zur Bewertung einer Mitternacht können 2 Modi gewählt werden:
268 +
269 +(((
270 +1. **2 Kalendertage einschließt (§9 Abs.4a EStG)**
271 +1*. Wird nach der gesetzlichen Bewertung gegangen, greift die Mitternachtsregelung, wenn die Abwesenheit sich auf 2 Kalendertage verteilt (gemäß §9 Abs.4a Nr.3 EStG). Dabei darf Sie 16 Stunden nicht übersteigen.
272 +1. **zw. 16 Uhr und 8 Uhr des Folgetages liegt**
273 +1*. die Mitternachtsregelung wird dann herangezogen, wenn die Abwesenheit in einem Zeitbereich zwischen 16 Uhr und 8 Uhr des Folgetages liegt.
211 211  )))
212 -|Mitternachtsregelung|Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Abwesenheit über Nacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist.
213 -Zur Bewertung einer Mitternacht können 2 Modi gewählt werden:(((
214 -* nach der gesetzlichen Bewertung, dass die Abwesenheit sich auf 2 Kalendertage verteilt (gemäß §9 Abs.4a Nr.3 EStG)
215 -* oder die Abwesenheit liegt in einem Zeitbereich zwischen 16 Uhr und 8 Uhr des Folgetages
216 216  )))
217 217  
218 218  === Spesensätze festlegen ===
1778125473045-286.png
Author
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1 +XWiki.YellowFox_RD
Größe
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1 +6.9 KB
Inhalt
1778484445843-375.png
Author
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1 +XWiki.YellowFox_RD
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1778505111905-179.png
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